Dette er en blogg utformet som en serie av reisebrev fra studieturen Ann-Heidi Paulsen Orvik og Anders Johansson gjennomførte til India sommeren 2023. Formålet for vår deltakelse var ukeskurset "Strategic Planning the Genuine Contact Way". 

Hver dag oppsummerte jeg inntrykk og læring fra dagen med referanse til den strategiske metoden, og viser stegene som disposisjon og perspektiv for de enkelte dagene. Dette er del 7 av 9. I dette reisebrevet reflekterer jeg over hva over hvordan du vet om en strategisk plan er klar til å settes i verk. Jeg  benytter egne mål og visjoner for tjenestekonseptet Aurora Playground,  og vår kapasitetsbygging for endring gjennom det globale prosessledersamfunnet Genuine Contact som eksempel. 

Ekstern kontekstforståelse

I årene jeg har vært tilknyttet det globale Genuine Contact fellesskapet har jeg ønsket å delta på den årlige sommerskolen. I år kom muligheten for å reise. 

Intern kontkstforståelse

Det ville kreve ekstra lederskap fra oss begge å reise til India i en virksomhet som så vidt er kommet i gang etter covid. Utfordringene er knyttet både til tid, penger og antakelsen rundt faren for å bli syk av mat, varmen, fuktigheten eller smitte fra dyr, planter, insekter eller mat. 

Tidspunktet ville kreve å reise i den varmeste tiden til India, når snart ingen europeer reiser fordi det er for varmt og fuktig. Det er også i sommerferien til familie og venner, og måtte avstemmes med planene til de hjemme. 

Vi måtte ta høyde for alle disse faktorene i forberedelsene. 

Hensikten

Programmet for kurset opplevdes rett i kjernen av vår hensikt med Aurora Playground: Å designe og fasilitere de beste prosesser for strategisk fokusert og bærekraftig forretningsutvikling i små-og mellomstore bedrifter for å løse komplekse utfordringer gjennom samskapende nettverk. Dette skjer ved fasilitering av strategisk fokuserte lærings- og innovasjonsprosesser, som mobiliserer og inkluderer virksomhetenes økosystem, og utvikler bedriftsnettverk og klynger basert på samskapende innovasjon, smart spesialisering og kontinuerlig systemlæring. 

Ved å delta sammen med andre i India og dele vår innsikt fra Strategic Planning the GC Way i klynger og bedirftsnettverk i form av Aurora Playgriund tjenester, kunne vi bygge felles kapasitet til å arbeide sammen om denne type tjenester globalt. 

Visjonene i form av resultatene vi ville se i verden

✔️Fordype og utvikle egen prosesslederkompetanse, 

✔️ Møte, bli kjent med  og utvikle relasjoner til kollega globalt som over tid er blitt venner gjennom digitale møter, for å utvikle kapasitet til å arbeide sammen i større prosjekter nasjonalt og globalt. 

✔️ Som del av det svensk-norske partnerskapet bak Aurora Playground ville vi kvalitetssikre vårt konseptet som fasilitatoransvarlige. 

✔️ Påvirke det globale praksisfellesskapet som benytter Strategic Planning the Genuine Contact Way som metode, gjennom deling av våre erfaringer. 

✔️ Gjennom vårt lederskap i prosesser bygges livsnærende og bærekraftige organisasjonsklima, der menneskene er verdifulle og organisasjoners største aktiva til bærekraftig innovasjon, endring og utvikling. Dette er og vår forpliktelse når vi inviteres og deltar i kurs og andres prosesser.  

Interessefellesskap å involvere

✔️ For å få maksimal nytte av turen og konferansen måtte både jeg og min fasilitatorpartner Anders Johansson delta. 

✔️ For å bidra til en bredde i eksempler og perspektiver var det viktig å rekruttere andre både innenfra det globale Genuine Contact fellesskapet, men også andre interesserte ledere og fasilitatorer som ville utvikle seg og egen organisasjon. 

✔️ Gjennom å være åpen om vår egen deltakelse, samt å invitere andre til å bli med i samme reisefølge, ville vi bidra til å senke opplevelsen av utrygghet i oss selv og andre ved å reise til andre siden av verden alene.

✔️ Som metode for å sikre at vi fikk mest mulig nytte av investeringen laget jeg en helhetlig plan for hvorfor gå, før jeg inviterte med Anders basert på denne planen. 

✔️ Demokratitanken AS søkte Molde kommune sitt næringsfond for kompetanseutvikling i virksomheten. Tilskudd kan dekke inntil kr 100 000, og maks 50 % av total kostand, inkludert reine utlegg og tid. Søknaden ble innvilget. 

Metode

Bygge kapasitet for reisen, steg for steg. Først i meg slev, egen virksomhet og siden Anders og andre som var avhengig av eller påvirket av mitt lederskap i denne handlingen.

Fase 2: Avklaring av mulighetsrom for forpliktelse til plan.

Anders og jeg utforsket sammen hva en slik tur til India ville kreve (reise, penger, visa, vaksine, andre aktiviteter underveis, overnatting, klær, kunnskap om land, folk, kultur, forberedende arbeid mm) basert på min plan, tilpasset og forpliktet oss til å gå videre i planleggingen sammen. 

Ut fra kunnskapen vi satt igjen med tok vi beslutningen om å gå fra utforskning til forpliktet handling.  Evaluerings-og målingsparameter er ja eller nei til forpliktet handling. 

Fase 3: Klarhet for å gjennomføre. 

I denne fasen gjør du de forberedelser som kreves for å gjennomføre strategien. Vi meldte oss på konferansen, kjøpte billetter, bestilte hotell, ga tilbakemelding på ønske om å være med på foreslåtte gruppeaktiviteter, gjorde de forberedende kursaktiviteter gitt av arrangørene, og tok vaksiner og ordnet reiseforsikringer mm som turen ville kreve. 

Målings-og evalueringspsrameter er sjekkliste som oppdateres og krysses ut etterhvert som planlagt handling gjennomføres, med kontinuerlig oppdatering av nye "to do's" basert på læring underveis. 

Den endelige testen er møtet med landet, klimaet og aktivitetene - om du får reise, delta og nyte oppholdet til fulle basert på dine antakelser, faktasjekk og faktiske forberedelser. 

Fase 4: Engasjement

For å lykkes med hensikten måtte vi engasjere andre i vårt arbeid. Vi søkte om tilskudd til kompetanseheving fra Molde kommune næringsfond, publiserte at vi ville reise i sosiale media (når, hvordan, hvor lenge og inviterte åpent andre til å bli med oss), og kommuniserte med alle interessenter for å skape best mulig klima for vellykket utbytte av investeringen. 

• Midlertidige målings-og evalueringsparamter var om noen andre meldte seg på og ville reise sammen med oss og slik skape kapasitet til mer moro, opplevelser og trygghet på hele reisen gjennom å være del av et fellesskap som ville lykkes sammen. 
• Trolig påvirket av vår strategi besluttet bla Margrethe Thømt, Ursula Maurer, Anna Caroline Türk og Mariken Onderwater å ta beslutningen om å dra for egen del, samt vår strategi bidro til at andre i det globale fellesskapet ble aktivert til å gjøre en ny vurdering for egen del. 
• Gjennom aktiviteten ble mange medlemmer av vårt globale GC Community aktiv del av vår heiagjeng underveis. 
• For arrangørene Dalar International Consultancy og sponsor NIIT Foundation bidro vår deltakelse som inspirasjon, tidlig trygghet og legitimering av at kurset ville bli gjennomført basert på deltakere fra ulike deler av verden som brakte inn større bredde i erfaringene kurset ville bygge på. 
• På privaten har familie og venner bidratt med reiseråd, antakelser og bekymringer, innkjøp av reiseapotek, klær og utstyr til turen, sjekket ut mobiltilbud og datapakker. 
• India er dyrt å ringe fra og bruke mobil i, om du ikke ordner deg på forhånd med ringepakke eller datapakke. Ikke alle mobiloperatører i Norge har tilbud. Jeg endte opp med 5 t ringepakke fra ICE til 149 kr for en uke, og ingen løsning på datapakke før jeg reiste. 

Endelig målings-og evalueringsparameter er om råd og utstyr er nyttiggjort på turen. 

• Basert på alt som har skjedd forut var vi godt forberedt med rett utstyr, forkunnskap og helse til å reise 29.juni. 
• Erfaringene underveis viser at en av oss pakket klær som var for tykke gitt klima (Råd: sats på lin, tynn bomull og silke) og for mye klær da det viste seg å være vaskeri på Campus, sko (du trenger ikke pensko - Ecco sandaler fungerer til alt sammen med et par sandaler/ flip flops). 
• Et rikholdig reiseapotek inkludert tilpasset myggspray (VIKTIG! da malaria og andre farlige smittsomme sykdommer særlig i Dehli og tettbebygde områder kan gi alvorlig helseproblemer) ga redusert stress, og kapasitet til å hjelpe andre når en selv ikke fikk noen problemer. 
• Solkremen fraktet fra Norge ble lite brukt. Solen og varmen på dagtid var for brennende til å oppholde seg lenge i, og programmet vårt var så intenst at vi kun hadde tid til å nyte solen tidlig om morgenen og rett før mørket fall på. Kombinasjonen av faktorer ga lite kapasitet til mye shopping i India innenfor tilgjengelige vektgrenser på bagasje.  
• I India viste det seg at våre amerikanske venner kjente til datapakker som app service f.eks www.Airalo.com. De er tilgjengelig i mer enn 200 land, er enkelt, rimelig og gjør at du kan bruke mobilen som hjemme overalt. Jeg kjøpte 5 GB for 8 US dollar, og dette var rikelig for mitt behov i en uke. Da ringte jeg hjem med Messenger og snakket lenge. 
• Ringepakken fra ICE hadde jeg ikke behov for, men det viste jeg ikke før jeg var der. Hadde det blitt krise som da familien var i Thailand i 2016, ville tilsvarende medført en telefonregning på nær 10 000 nok.

Fase 5: Konstruksjonsfasen.

Selve reisen og deltakelsen på selve konferansen er vår konstruksjonsfase i denne strategiske planleggingen. Alle aktiviteter planlagt og forberedt før reisen skjer nå i en kombinasjon av mennesker, prosesser og teknologi. 

I denne fasen testes alle våre teorier om hva som kreves for å gjøre reisen unna slik planlagt for, med mål om å komme frem til workshopen trygt, frisk og opplagt, og være forberedt på selve implementeringen av planen. 

Målings- og evalueringsparameter er kom vi trygt frem basert på planen eller måtte vi: 

1. reise hjem uten å komme inn i landet
2. avbryte reisen eller opplevelser underveis  
3. tilpasse oss muligheter som oppsto underveis 
4. legge nye planer ad hoc ut fra nye behov 

Fase 6: Implementering 

Hele oppholdet i India i dagene før og under selve workshopen er vår implementeringsfase. Resultatene vi planlagte for med basis i vår hensikt skal nå skapes sammen med de andre deltakerne.

I arbeidet benytter vi våre kjernekapasiteter som mennesker: 

✔️Humankapasiteten krever å ta i bruk sansene. Se, høre, lukte, smake, føle og reflektere over hva vi opplever. For å klare dette må vi sove nok, hvile, bevege oss, le, la oss bevege/ berøre emosjonelt og være sosiale.

✔️ informasjonskapasiteten; å oppdage og prosessere relevant informasjon som oppgaver, gruppestørrelse, åpningstider, priser, konvertering av valuta, trygghets- og sikkerhetsråd, anbefalte mat og drikkekilder, bruk av anbefalt myggspray, solkrem mm. 

✔️ Organisasjonskapasitet; å holde orden på egne eiendelen der de bør være for å unngå dyr i bagasjen, skade og liknende. Benytte riktige sko, klær og utstyr tilpasset ulike aktiviteter. Følge tidene i program og orientere seg mot de ulike aktiviteter med riktig utstyr, mind set mm. 

✔️ Kollektive kapasitet: India er et av verdens mest folkerike land, Det er mye folk overalt, ulikhetene i sosiale kår enorme og velferdsstaten ikke til stede som i Norge. Du må klare å være her sammen med mye som er forskjellig, opprørende, imponerende på India sine premisser om du skal ha gode relasjoner med folkene du møter. Gjennom empatiske samtaler basert på genuin interesse for dem og deres får du tilbake i bøttevis og får ta del i deres visdom. Slik blir også din visdom tilgjengelig for andre. 

Dette setter krav til dine interne prosesser. Gjennom egen operasjonelle kapasitet bestemmes din evne til å å delta og være fullt til stede her og nå for å gjøre det du skal i alle aktiviteter. Denne lar deg oppdage muligheter, gjennomføre det planlagte, forsere barrierer og ha krefter til det uventede som krever innovasjon og endring. 

Vårt kundefokus styres av hvilke verdier våre kunder ønsker fra oss, styrer vår pasjon og vilje til innovasjon, og utvikling av nødvendige interne prosesser. Kundefokus motiverer vår bruk av adekvate teknologier i tjenester og motiverer til enhver tid vår strategisk fokuserte hensikt om læring og relasjonsbygging, som kommer våre klienter til nytte gjennom våre tjenester. 

Gjennom å fokusere på egen administrasjon av de til enhver tid gjeldende samfunnsregulatoriske og sosiale reguleringer sørger vi for at vår og våre klienters virksomhet har sosialt bærekraftig impact, forebygger miljø-og klimagrønnvasking legitimert av våre prosesser, og genererer en sunn og balansert bærekraftig økonomisk utvikling basert på hver organisasjons unikhet og beste versjon. 

Fase 7. Målings-og evalueringsparameter

I dette eksemplet er læringsutbyttet av kurset og reisen om dette skaper merverdier for våre kunder og tjenester slik planlagt? 

• Svaret er helt klart ja! 
• Vi er blitt bedre fasilitatorer, forstår rammene for våre tjenester enda bedre særlig i møte med kulturelt heterogene grupper av deltakere, der gjennomføringen skjer under utfordrende praktiske rammer som tilgjengelig lokale, varme og fuktighet i kombinasjon med manglende AC, der mange ulike kulturer og språk er representert med ulike måter å formulere seg på, og tidvis utfordrende høytaleranlegg.  

Fase 8. Relasjonen mellom delene, og helhetlig impact

Til en helhetlig strategisk fokusert plan hører også er vurdering av relasjonene mellom delene, og den funksjonelle helheten til.  Når alle deler vurderes mot hverandre, vil dette fungere på en måte som inspirerer deg og gjør deg trygg på at du klarer å gjennomføre med de resultater du har planlagt for. Er det noe som må planlegges bedre, noe som kan tas bort eller endres for å skape en bedre fungerende helhet innenfor de ressurser du har tilgjengelig? 

Fase 9. Evaluering, læring og justering. 

Basert på all planlegging, forberedelser, konstruksjon, implementering, evaluering og justering -er det verd å gjennomføre som planlagt for å få resultatene en ønsker? 

Dette kan en stille seg spørsmål om før, underveis og etterpå. Svarene tar en med seg i den helhetlige evalueringen av læring underveis og til justering av nåværende gjennomføringsplan, og til forbedring av senere planlegging og praksis. 

Til sluttevalueringen hører også selve reisen hjem, eventuelle reiseforsikringssaker, nye partnerskap- og forretningsforbindelser som er kommet til, eventuelle helseproblemer som må følges opp og ikke minst savnet av nye venner, fantastisk mat, kultur og læringsfellesskap. Og ikke minst praktiske følger for justering av egne tjenester, forretningskonsept og kundevilkår som følge av ny innsikt skapt gjennom kurset og oppholdet her. 

10. Konklusjon: 

Våre kapasiteter og strategier var tilstrekkelige og ga oss ønskede resultater i India, og hjalp oss i å identifisere forbedringer i eget forretningskonsept, fasiliteringstjenester og planlegging for senrere turer til India. 

Skrevet av Ann-Heidi Paulsen Orvik. Alle rettigheter eies av Demokratitanken AS, og er sikret av Åndsverksloven.